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高效能人士的七个习惯:要事第一(中)

摘选自《高效能人士的七个习惯》节选2来源:《高效能人士的七个习惯》   节选

要事第一(中)

  文章摘自Stephen R.Covey的《高效人士的七个习惯》,这篇介绍了自我管理的原则。弥缝略有删减。

  建议你先阅读上一页《要事第一(上)》。

  集大成的时间管理理论

  1. 第一代理论着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力。
  2. 第二代理论强调行事历与日程表,反映出时间管理已注意到规划未来的重要。
  3. 第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标,再逐日订定实现目标的计划,将有限的时间、精力加以分配,争取最高的效率。
  4. 第四代理论主张关键不在于时间管理,而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排,不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。

  第一代的时间管理理论丝毫没有“优先”的观念。固然每做完备忘录上的一件事,会带给人成就感,可是这种成就不一定符合人生的大目标。因此,所完成的只是必要而非重要的事。

  然而好此道者不在少数,因为阻力最少,痛苦与压力也最少。更何况,根据外在要求与规律行事,容易推卸责任。这类经理人缺乏效率,缺乏自制力与自尊。

  执行第二代的人自制力增强了,能够未雨绸缪,不只是随波逐流,但是对事情仍没有轻重缓急之分。

  第三代理论则大有进步,讲究理清价值观与认定目标。可惜,拘泥于逐日规划行事,视野不够开阔,难免因小失大。第一、三类事务(参考上篇)往往占去所有的时间,这是第三代理论最严重的缺失。

  不过以上三代理论的演进,仍有可资借鉴的地方。第四代理论便在旧有基础上,开创新局面。以原则为重心,配合个人对使命的认知,兼顾重要性与急迫性;强调产出与产能齐头并进,着重第二类事务的完成。

  管理方法六大标准

  有效的个人管理方法须符合以下标准:

  一、一致:个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间,应和谐一致。

  二、平衡:管理方法应有助于生活平衡发展,提醒我们扮演不同的角色,以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。有人以为某方面的成功可补偿他方面的遗憾,但那终非长久之计。难道成功的事业可以弥补破碎的婚姻、孱弱的身体或性格上的缺失?

  三、有重心:理想的管理方法会鼓励并协助你,着重虽不紧迫却极重要的事。我认为,最有效的方法是以一星期为单位订定计划。一周7天中,每天各有不同的优先标的,但基本上7日一体,相互呼应。如此安排人生,秘诀在于不要就日程表订定优先顺序,应就事件本身的重要性来安排行事历。

  四、重人性:个人管理的重点在人,不在事。行事固然要讲求效率,但以原则为重心的人更重视人际关系的得失。因此有效的个人管理偶尔须牺牲效率,迁就人的因素。毕竟日程表的目的在于协助工作推行,并不是要让我们为进度落后而产生内疚感。

  五、能变通:管理方法应为人所用,不可一成不变,视个人作风与需要而调整。

  六、携带方便:管理工具必须便于携带,随时可供参考修正。

  根据实际经验,我设计出一种符合以上诸条件的表格。其实,许多优秀的第三代管理工具,也值得采用,只是实际做法或具体运用因人而异罢了。以下举实例说明如何以原则为重心,建立起充分掌握重点的一周行事历。

  个人管理四步骤

  有效的个人管理可分为四个步骤:

  确定角色

  首先,写下个人认为重要的角色。假若以往不曾认真考虑这个问题,就把这时闪过脑际的角色逐一写下。除了“个人”以外,父母、儿女、职员、老师……凡是你愿意定期投入时间精力的,都可以纳入其中。

  不必想得太严肃,仿佛立下终身职志,只须考虑未来一周中应该扮演的角色即可。

  请看以下两例,是一般人如何看待他们所扮演的各种角色:

  1. 个人
  2. 丈夫/父亲
  3. 新产品经理
  4. 研究经理
  5. 人事经理
  6. 行政经理
  7. 公司董事长
  8. 个人发展
  9. 妻子
  10. 母亲
  11. 房地产推销员
  12. 主日学老师
  13. 交响乐团董事

  选择目标

  其次,为每个角色订定未来1周欲达成的2至3个重要成果,列入目标栏中。

  这些短期目标应与使命宣言中的终极目标有所关联,至少有一部分如此。即使不曾写过使命宣言,也可以自己设想每一角色及重要目标。在未来1周的目标中,务必有一些真正重要但不急迫之事。

  安排进度

  现在,根据上面所列目标,安排未来7天的行程。比方说,目标之一是完成个人使命宣言初稿,那么不妨在周日抽出连续2个小时完成此事。通常星期日(或一周中对你最有意义或最特殊的一天),正是思考如何提升自我及规划一周行事的最佳时刻。

  再比方,锻炼身体是你的目标,那么不妨安排3至4天,每天运动1小时。

  有些目标可能必须在办公时间完成,有些得在全家共聚一堂时实现。

  每个目标都可当做某一天的第一要务,更理想的是当做特殊的约会,全力以赴。对本年度或1个月内已定的约会则一一检讨,凡是符合个人目标的加以保留,否则便取消或更改时间。

  逐日调整

  每天早晨依据行事历,安排一天的大小事务。第三代理论强调的逐日计划行事,在此可以派上用场,使事情井然有序,不致因小失大。

  执行程序

  要事第一,这个习惯重在身体力行。就仿佛程序设计员设计出程序后,计算机必须加以执行。

  顺从别人的意愿,完成他人眼中的要务,或无牵无挂地享受既不紧张又不重要的活动,岂不轻松愉快?至于执行自己依理性原则设计出的程序,则或多或少考验着自制力,此时就得靠诚心正意的修养功夫,坚定意志。

  俗语说:“天有不测风云,人有旦夕祸福。”事先安排妥当的行事历,必要时仍须有所更动。只要把握原则,任何调整都心安理得。

  我有个儿子,一度对追求效率十分着迷,每天的行程都安排得相当紧凑。到后来,日程表居然已细分到以分钟为单位。记得有那么一天诸事顺利,他依计划洗车、借书……但到了“与女友分手”这一项,事先的计划完全打破。

  原本他只安排了10至15分钟打电话,向女友解释一切。没想到,解释了1个半小时,还难以收场,因为女友实在无法接受这突如其来的打击。这再一次证明,对人不可讲效率,对事才可如此。对人应讲效用——即某一行为是否有效。

  为人父母者,尤其是母亲,常耗费所有的时间照顾小孩,以致一事无成,备感挫折。但挫折多来自有所期望,而这期望反映的却是社会价值观,不是个人的价值观。若想要克服因社会价值观而产生的内疚感,可以依靠习惯二——以终为始。

  第四代个人管理理论的特点,在于承认人比事更重要。而芸芸众生中,首要顾及的便是自己。它比第三代理论高明之处是:强调以原则为重心,以良知为导向,针对个人独有的使命,帮助个人平衡发展生活中的不同角色,并且全盘规划日常生活。

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